Vóór de uitnodiging voor een vergadering
Vóór de uitnodiging voor een vergadering

Virtuele kantoren zijn niet in pandemische modus, vergaderingen op afstand en vergaderingen draaien op volle sterkte over de hele wereld. Dit maakt het klassieke risico dat ze tijdverspilling worden niet ongedaan. Volgens een 2019 studie door de doodle kalender bedrijf van 19 miljoen vergaderingen en 6.500 interviews, onproductieve en slecht georganiseerde vergaderingen vertegenwoordigen een verlies van 399 miljard dollar per jaar.

Uit de gegevens bleek dat meer dan 44% van de leidinggevenden collega’s zag video kijken, een selfie maakten of zelfs in slaap viel tijdens vergaderingen. Zo’n 58% van de werknemers gaf aan dat hun collega’s niet-gerelateerde taken op bedrijfsconferenties uitvoeren. Natuurlijk kunnen sommige problemen worden toegeschreven aan slechte deadlines, lange duur en te veel aanwezig.

Business Insider sprak met drie leidinggevenden en een werkplekexpert over hoe leiders de aandacht van hun werknemers kunnen vasthouden en de vergadertijd kunnen optimaliseren.

“Als het gaat om het betrekken van mensen gericht, tijd zaken. Er zijn veel factoren in het berekenen van de perfecte afspraak tijd. De context van de discussie, het aantal aanwezigen, andere vergaderingen die die dag ook op de agenda’s staan – dat is alles waar managers rekening mee moeten houden voordat ze uitnodigingen naar de kalender sturen”, legt Renato Proiciko, CEO van Doodle, uit.

Volgens hem verhoogt het kiezen van het juiste moment de productiviteit, maar soms is het belangrijk om het juiste moment te kiezen met de juiste persoon.

“Er zijn mensen die ’s avonds beter werken dan ’s ochtends. Het hangt allemaal af van de medewerkers en de manier waarop ze werken. Kleinere groepen zijn een voorwaarde voor betere discussies,” zei Renato Profico.

Spencer Waldron, communicatiedirecteur bij Prezi, is het eens met Profico en is een voorbeeld voor zijn eigen werk. Sinds 6 jaar werkt hij op afstand vanuit Amsterdam en het tijdsverschil betekent dat vergaderingen op een ongemakkelijk moment worden gepland. Om dit probleem op te lossen, hij pre-records zijn belangrijkste gesprek punten, stuurt het naar de herziening team, en soms zelfs mist de vergadering.

“Het is de beste manier om een waardevolle bijdrage te leveren zonder tijd of productiviteit te verspillen,” zei Waldron.

Renato Procico adviseert managers om de agenda’s van hun medewerkers van tijd tot tijd te bekijken. Als hun schema’s al vol afspraken zitten, is het toevoegen van een afspraak van 30 minuten geen goed idee.

Bewustwording van de bedrijfscultuur is ook belangrijk. Volgens een Rapport Doodle, hangt de productiefste tijd om vergaderingen te organiseren grotendeels af van waar uw bureau zich bevindt. Terwijl Amerikanen in grote steden als New York en Chicago de voorkeur geven aan vergaderingen in de avond, is de keuze in het Zuiden om 12.00 uur.

“Hoe meer georganiseerd en strategisch u uw vergaderingen plant, hoe beter ze zullen zijn,” zei Profico.

In plaats van de hele tijd te praten, u previews toevoegen om de aandacht van mensen scherp te houden, adviseren experts.

Bree Weiler Reynolds, werkplekexpert en loopbaanontwikkelingsmanager bij HR-bedrijf FlexJobs, raadde leiders aan creatieve manieren te vinden om hun medewerkers tijdens alle vergaderingen te betrekken.

U profiteren van chatfuncties die zijn ingebouwd in conferentie-apps, open-type vragen stellen die de verdere discussie zouden verbeteren en halverwege de vergadering tests uitvoeren om te zien of mensen nog steeds opletten, zegt de expert.

Volgens Corey Trefelli, global head of marketing bij Cisco, kan het integreren van technologietools in vergaderingen u toelaten om meer gesprekken te voeren.

“Daarnaast kun je AI-tools gebruiken om aantekeningen te maken en de hoogtepunten te extraheren voor je collega’s die er niet bij kunnen zijn. Met documentdeling- en instant messaging-platforms kunnen mensen tegelijkertijd samenwerken, bewerken en documenten bekijken,” aldus Cory Trefelli.

In zijn woorden, technologie kan helpen verbinden verschillende mensen die weg zijn van de vergaderzaal, en dit zal zorgen voor een effectief gebruik van kantoortijd.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *